#4 Ei, Líder! Organize sua equipe

O que é organizar?

Organizar é o processo de colocar pessoas numa estrutura, a fim de cumprir os objetivos.

Palavras-chave:

1. Processo. Organizar é um processo dinâmico, portanto você terá necessidade constante de reavaliar a sua organização.
2. Pessoas. Estamos trabalhando com pessoas vivas e reais – pessoas que têm personalidade, aspirações, pontos fortes e pontos fracos. Leve sempre em conta o fator humano ao organizar.
3. Estrutura. A estrutura organizacional serve para integrar os indivíduos e prover linhas de comunicação necessárias em qualquer organização.
4. Objetivos. Organizar apenas por organizar, sem um alvo claramente definido, é inútil: o seu propósito deve ser a realização de certos objetivos predeterminados.

Por que organizar?

• Se você não organizar, coisas importantes serão mal feitas ou nem sequer serão feitas.
• Se você se organizar, o seu potencial de realização é maior.

Porém, jamais esqueça que a organização é apenas num instrumento, pois o poder deriva do Espírito Santo.

Princípios de organização.

1. Estratégia antes da estrutura. É necessário definir os objetivos e o plano antes de organizar as pessoas numa estrutura – para que mobilizar pessoas se você ainda não sabe o que será feito ou onde quer chegar?
2. Aproveite os agrupamentos naturais. As atividades mais próximas e que exigem interação mais intensa e frequente serão realizadas por pequenos grupos, que podem ser formados por pessoas que já têm certa afinidade e que estão naturalmente agrupadas.
3. Seja especifico. Atribua tarefas definidas, descrevendo em detalhes o que se espera de cada pessoa em cada função.
4. Evite extremos. Deve haver equilíbrio entre a organização simples na qual todos se reportam a uma só pessoa, e a hierarquia múltipla, com níveis excessivos de organização. O equilíbrio depende de muitos fatores – tamanho da organização, multiplicidade das atividades em andamento e habilidade gerencial da organização.

Como organizar?

Organize de acordo com o seu plano.

• Faça uma lista de todas as atividades em sua agenda de planejamento (o que precisa ser feito).
• Identifique os grupos de atividades que tendam a relacionar-se naturalmente entre si.
• Organize estes grupos em quadros de acordo com o relacionamento entre eles: se um está subordinado a outro ou se estão no mesmo nível, se um ajuda o outro ou são independentes.
• Faça uma lista de todo o pessoal disponível, seus pontos fortes e fracos e sua experiência anterior.
• Organize as pessoas de acordo com os grupamentos de atividades. Faça os ajustes necessários.
• Monte o ORGANOGRAMA.

Descrição de tarefa:

É elaborada com a finalidade de responder às seguintes perguntas:

1. Quais são as minhas responsabilidades (atividades atribuídas ao individuo)?
2. Qual é a minha autoridade (o direito ou poder de cumprir uma responsabilidade)?
3. A quem devo pedir orientação (meu diretor)?
4. Quem me pede orientação (meu subordinado)?

A descrição de tarefa estabelece um compromisso entre duas partes para algum tipo de serviço ou desempenho, portanto deve ser considerada um contrato e as partes precisam concordar quando ao seu conteúdo especifico. A descrição deve ser dinâmica, sendo revisada no mínimo anualmente. Quanto mais experiente a pessoa, maior deve ser sua participação ao definir suas atribuições.

Como elaborar:

1. Defina o título da função.
2. Determine o propósito geral do trabalho.
3. Declare o campo de ação do trabalho.
4. Cite as responsabilidades e a autoridade apropriada para cada uma delas e
5. Liste a quem a pessoa deve prestar contas e quem ficará sob sua supervisão.

Há 3 tipos de autoridade:

• Agir: a pessoa não precisa pedir a aprovação de seu superior nem informá-lo dos resultados, agindo por sua própria iniciativa.
• Agir e informar: a pessoa tem liberdade para agir, mas deve informar sobre os resultados.
• Agir após aprovação: nenhuma ação deve ser praticada até receber aprovação especifica.

Delegação.

O processo contínuo pelo qual um gerente atribui novas responsabilidades e autoridade. Ao delegar você compartilha problemas, diminui a sobrecarga de trabalho, estimula e desafia as pessoas que trabalham com você. Ao delegar, acompanhe a pessoa, defina claramente o tipo de autoridade e certifique-se de que ela compreendeu exatamente o que foi delegado (comunicação).

Extraído e adaptado do livro “O ministério de administração” da Cruzada Estudantil e Profissional para Cristo – Editora Candeia, 1999.